Excel para el historial, dashboard, y un Tablero de Operaciones Visual, para controlar los viajes del día.
En muchas empresas de transporte de carga, Excel sigue siendo una herramienta muy útil para llevar el seguimiento de los viajes.
Puedes registrar la unidad, operador, origen, destino, fecha, referencia, estatus, horarios y prácticamente cualquier otro dato necesario para después consultar la operación.
Además, Excel tiene una ventaja importante: te permite conservar información histórica y después filtrarla o analizarla.
Por eso, mi recomendación no sería dejar de utilizarlo.
El problema aparece cuando intentamos utilizar la misma tabla para resolver otra necesidad diferente:
saber rápidamente qué está pasando en la operación en este momento.
El historial y la operación del día no son exactamente lo mismo
Imagina una hoja con cientos o miles de viajes.
Para consultar qué ocurrió con un viaje la semana pasada, Excel funciona perfectamente.
Puedes buscarlo, filtrar por fecha, unidad, operador o cliente y encontrar la información que necesitas.
Pero durante la operación diaria la pregunta suele ser diferente:
- ¿Qué unidades todavía no salen?
- ¿Cuáles están cargando?
- ¿Cuáles ya están en tránsito?
- ¿Qué viajes están detenidos?
- ¿Cuáles tienen algún pendiente?
- ¿Qué viajes ya terminaron?
Para responder esas preguntas muchas veces no necesitamos más información.
Necesitamos ver mejor la información que ya tenemos.
La idea del Tablero de Operaciones
Durante años ha sido común encontrar en áreas de tráfico y operaciones pizarrones, corchos o tableros donde se colocan los viajes y se van moviendo conforme cambia su situación. La lógica es sencilla. El tablero se divide en columnas que representan las diferentes etapas de la operación. Por ejemplo:
| Programado | Cargando | En tránsito | En espera | Entregado |
| Viaje 104 | Viaje 105 | Viaje 101 | Viaje 102 | Viaje 098 |
| Viaje 106 | Viaje 103 | Viaje 099 |
Cada viaje se representa mediante una tarjeta.
Cuando cambia su estatus, la tarjeta cambia de columna.
Si el viaje 105 termina de cargar, simplemente pasa de:
Cargando → En tránsito
En pocos segundos, alguien que vea el tablero puede entender cómo se encuentra la operación.
El principio es bastante sencillo:
representar el trabajo mediante tarjetas y moverlas entre etapas conforme avanza el proceso.
Aplicado al transporte, cada tarjeta podría representar un viaje.
Y cada columna, uno de sus posibles estatus.
¿Qué información debería tener cada tarjeta?
No hace falta colocar todos los campos que existen en Excel.
Ese es precisamente uno de los errores que conviene evitar.
El tablero debe mostrar solamente lo necesario para tomar decisiones durante el día.
Excel = registro e historial
Sirve para conservar información, consultar operaciones anteriores, filtrar datos y preparar análisis.
Tablero = situación actual
Sirve para ver rápidamente qué está ocurriendo, qué está pendiente y en qué etapa se encuentra cada viaje.
Esa separación puede hacer mucho más sencilla la operación.
¿Cómo hacer este tablero de manera digital?
Existen herramientas que permiten reproducir esta misma lógica de forma digital. Una de ellas es Miro
Puedes crear columnas, agregar tarjetas y mover cada viaje conforme cambia de estatus.
Para una operación pequeña o para comenzar a probar esta forma de trabajo, puede ser una manera sencilla de comprobar si una vista visual ayuda realmente al equipo.
Lo importante no es Miro.
Ni tampoco el concepto de Tablero Kanban por sí mismo.
Lo importante es separar dos necesidades:
1.- Ver qué está pasando hoy
2.- Conservar lo que ocurrió para consultarlo después.
Si Excel ya te funciona para lo segundo, no necesariamente tienes que reemplazarlo.
Quizá solamente necesitas una mejor forma de visualizar lo primero.
Con los transportistas que he implementado esto, a la fecha ha funcionado bien, al grado de compartir pantalla, o mostrar la operación del tablero en la TV donde se muestra el monitoreo.
